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Wie werden digitalisierte Geschäftsprozesse automatisiert?

RPA - digitalisierte Geschäftsprozesse automatisieren

Digitalisierung der Geschäftsprozesse

Der Begriff «Digitalisierung» ist heutzutage omnipräsent und nicht mehr wegzudenken. Viele Leute arbeiten von zu Hause aus und greifen nur noch digital auf Daten zu. Das bedingt auch, dass in Unternehmen die entsprechenden Geschäftsprozesse digital verfügbar sind.

Doch was gehört eigentlich genau zu einem digitalisierten Geschäftsprozess – ist das wirklich nur die Abbildung von einem analogen Prozess in digitaler Form?

Bevor ein Geschäftsprozess digitalisiert wird, sollte dieser möglichst standardisiert und optimiert sein. Beides sollte idealerweise nicht abschliessend, sondern vielmehr fortlaufend gemacht werden. Danach steht einem digitalen Geschäftsprozess nichts im Weg.

Was passiert eigentlich mit digitalisierten Prozessen?

Immer noch sind repetitive und wiederkehrende Tätigkeiten, wie beispielsweise das Übertragen von Daten aus einem Excel in eine Geschäftsanwendung (ERP), an der Tagesordnung für viele Mitarbeitende. Diese Tätigkeiten sind langweilig, erfordern aber dennoch viel Konzentration, da sonst die Datenqualität leidet.

Prozessautomatisierungen / Robotic Process Automation (RPA)

Seit einigen Jahren hält die Automatisierung Einzug in den Bereich der Geschäftsprozesse. Genau gesagt «Robotic Process Automation» (RPA) oder auch Softwareroboter genannt. Die Automatisierung von Prozessen ist somit der weiterführende Teil in der Digitalisierungsetappe.

Mit Hilfe von RPA werden insbesondere Routinetätigkeiten und wiederkehrende Arbeiten (teil-) automatisiert. RPA zeichnet sich dadurch aus, dass es über mehrere Prozessschritte verwendet werden kann. RPA führt also dazu, dass sich Mitarbeitende auf wertgenerierende Tasks konzentrieren und ihre Zeit sinnvoller einsetzen können.

Bei der Implementierung kann in der bestehenden IT-Systemlandschaft weitergearbeitet werden, ohne aufwändige Schnittstellen programmieren zu müssen. RPA verträgt sich auch mit Web-Applikationen, Legacy-Systemen und Citrix-Umgebungen. In Echtzeit können die Softwareroboter zudem über Webservices (REST und SOAP) kommunizieren oder auch eine Datenbank-Abfrage tätigen. Die Softwareroboter lieben die Tätigkeiten, die uns Menschen nicht zwingend am Herzen liegen. Gerade bei repetitiven und wiederkehrenden Tätigkeiten, wo wir Menschen fehleranfällig werden, brillieren die kleinen Helfer mit exakter Arbeitsweise.

Ist der Vorgang bei RPA gleichzusetzen wie ein IT-Projekt?

Wie auch bei der Standardisierung, Optimierung und Digitalisierung von Prozessen sollte das Automatisieren von Prozessen nicht als Projekt betrachtet werden. Die Prozessautomatisierung ist also ein Weg (Automation Journey), der bewusst eingeschlagen wird. Mit dem stetigen Ziel fortlaufend repetitive und wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren. Für so einen «Automation Journey» verwenden wir folgenden Automation Journey Cycle:

 

  1. Prozessidentifizierung
    • Interview von Bereichsverantwortliche
    • Analyse der Prozessdokumentation
    • Systemanalysen

     

  2. Entwicklung und Testing
    • Entwicklung eines RPA-Prototypen
    • Performance und Systemtests
    • Testen anhand konkreten Praxisbeispielen

     

  3. Implementierung und Produktivsetzung
    • Koordination mit unternehmensinterner IT
    • Allfällige Schnittstellen- und Systemanpassungen
    • Überprüfung anhand von Testläufen

     

  4. Monitoring und Support
    • Monitoring von laufenden Prozessen
    • Support bei Incidents oder sonstigen Fragen
    • Wartung

     

  5. Ausweitung auf weitere Prozesse oder Unternehmensbereiche (Skalierung)
    • Restart des Automation Cycles für weitere Prozesse oder Unternehmensbereiche



Bist du interessiert die kleinen Helfer besser kennenzulernen, beziehungsweise mehr zu erfahren, wo die Softwareroboter heute bereits eingesetzt werden?

Am 11. Januar 2022, 13:30 - 14:45 gibt es einen Livestream auf dem WISS YouTube Kanal wo wir, zusammen mit Adrian Ackermann, vertieft auf das Thema eingehen werden.

Zum Livestream: https://youtu.be/D5_OaSmiorc

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Thema: Digitaler Weg der WISS
Autor: Adrian Ackermann
08.12.2021